Herramienta fundamental en el alquiler vacacional para aumentar las ventas directas y los beneficios de los propietarios.

En el competitivo mundo del turismo, contar con un motor de reservas eficiente es fundamental para optimizar la gestión de reservas y aumentar las ventas directas. Ya sea porque administras un hotel, un apartamento turístico o una casa rural, es importante comprender cómo funcionan estos sistemas y cómo pueden beneficiar a tu negocio.

En esta guía completa sobre motores de reservas, te explicaremos todo lo que necesitas saber acerca de su funcionamiento, las ventajas que ofrecen y cómo se relacionan con otros sistemas de gestión vacacional, como el PMS (Property Management System) y el Channel Manager. Además, abordaremos algunas preguntas frecuentes para aclarar cualquier duda que puedas tener sobre el tema.

Con la información adecuada, podrás tomar decisiones informadas sobre qué motor de reservas es el más adecuado para tu negocio y cómo implementarlo de manera efectiva. 

Qué es un motor de reservas?

Los motores de reservas incorporan una serie de características y funcionalidades que optimizan la gestión de las reservas y potencian la satisfacción del cliente:

• Cuenta con un calendario de disponibilidad en el que se muestran las fechas disponibles y ocupadas en tiempo real, facilitando al cliente la elección de las siguientes fechas disponibles para su estancia.
• Permite la personalización de tarifas y ofertas: Es capaz de establecer precios dinámicos y promociones especiales, creando una estrategia atractiva para diferentes segmentos de clientes.
• Integra diversos sistemas de pago: Permite aceptar pagos en línea de forma segura y eficiente, simplificando el proceso de reserva para el cliente y garantizando la protección de sus datos.
• Automatiza confirmaciones y recordatorios, mejorando la comunicación con el cliente. Envía correos electrónicos automáticos con la confirmación de la reserva y recordatorios previos a la llegada, reduciendo el riesgo de cancelaciones y asegurando una experiencia con el cliente fluida. Si todavía no tienes plantillas de emails automáticos, te dejamos un artículo que te ayudará a inspirarte.

Funcionamiento de un motor de reservas

El funcionamiento de un motor de reservas se basa en la interacción entre el cliente y el sistema de gestión de reservas del establecimiento. Cuando un cliente accede a la página web - o redes sociales - del alojamiento y busca disponibilidad, el motor de reservas se encarga de mostrar las opciones disponibles en función de las fechas y preferencias seleccionadas. A continuación, el cliente puede elegir la opción que mejor se adapte a sus necesidades y proceder a realizar la reserva.

Una vez que el cliente ha seleccionado su opción de alojamiento, el motor de reservas le solicita la información necesaria para completar la reserva, como sus datos personales y de contacto, así como los detalles de pago. El sistema procesa la información y, si todo es correcto, confirma la reserva y actualiza automáticamente la disponibilidad en el calendario del establecimiento. Además, el motor de reservas envía una confirmación por correo electrónico al cliente y al propietario o administrador del alojamiento.

Para garantizar un funcionamiento eficiente y sin problemas, el motor de reservas debe estar integrado con otros sistemas de gestión del establecimiento, como el PMS (Property Management System) y el Channel Manager. Estas integraciones permiten:

• Sincronización de disponibilidad y tarifas: El motor de reservas se comunica con el PMS y el Channel Manager para mantener actualizada la información sobre disponibilidad y precios en todos los canales de venta, evitando overbookings y discrepancias en las tarifas.
• Automatización de tareas administrativas: Al estar conectado con el PMS, el motor de reservas puede automatizar procesos como la asignación de habitaciones, la generación de facturas y la actualización de la información del cliente en la base de datos del establecimiento.
• Centralización de la información: La integración entre el motor de reservas, el PMS y el Channel Manager permite tener una visión global y unificada de las reservas, lo que facilita la gestión y el análisis de los datos para tomar decisiones informadas y mejorar la estrategia comercial del alojamiento.

Relación entre motor de reservas, PMS y Channel Manager

La relación entre motor de reservas, PMS y Channel Manager es clave para asegurar una gestión eficiente y optimizada de las reservas en el negocio del alquiler vacacional. Estos tres sistemas trabajan en conjunto para proporcionar una experiencia de reserva fluida y sin problemas tanto para los clientes, como para los administradores del establecimiento.

El motor de reservas es la herramienta que permite a los clientes realizar reservas directas a través de la página web del alojamiento y, por otro lado, el PMS (Property Management System) es un software de gestión integral que ayuda a los propietarios y administradores a llevar un control de las reservas, la ocupación, las tarifas y otros aspectos administrativos del negocio. Finalmente, un Channel Manager es un sistema que se encarga de sincronizar la disponibilidad y las tarifas del alojamiento en todos los canales de venta, como las agencias de viajes en línea (OTA) o plataformas de alquiler vacacional.

La integración entre estos tres sistemas es fundamental para garantizar la eficacia y la eficiencia en la gestión de las reservas. Algunos de los beneficios de esta integración incluyen:

• Actualización en tiempo real: Cuando se realiza una reserva a través del motor de reservas, el PMS y el Channel Manager se actualizan automáticamente para reflejar la nueva disponibilidad, evitando así posibles overbookings y errores en las tarifas.
• Centralización de la información: Al estar todos los sistemas interconectados, se facilita el acceso a la información de las reservas, los clientes y las estadísticas del negocio, lo que permite tomar mejores decisiones y mejorar la estrategia comercial del alojamiento.
• Automatización de procesos: La conexión entre el motor de reservas, el PMS y el Channel Manager permite automatizar tareas como la asignación de habitaciones, la generación de facturas y la comunicación con los clientes, ahorrando tanto tiempo, como recursos, al personal del establecimiento.

La relación entre estas tres herramientas es esencial para asegurar una gestión eficiente y rentable del negocio del alquiler vacacional, proporcionando una experiencia de reserva satisfactoria para los clientes y facilitando el trabajo de los administradores.

Beneficios de utilizar un motor de reservas

Utilizar un motor de reservas en tu negocio de alojamiento, ya sea un hotel, un apartamento turístico o una casa rural, ofrece múltiples beneficios que pueden mejorar tanto la experiencia del cliente, como la rentabilidad del establecimiento. Algunos de ellos son:

• Incremento de ventas directas y reducción de comisiones: Al permitir a los clientes realizar reservas directamente a través de la página web del alojamiento, se evita depender de intermediarios como las OTAs. Así se evitan las comisiones que deben pagarse a estos canales y se aumentan las ventas directas. Esto se traduce en una mayor rentabilidad para el negocio.
• Mejora de la experiencia del huésped: Un motor de reservas eficiente y fácil de usar, brinda a los clientes una experiencia de reserva fácil y sin complicaciones. Además, al ofrecer opciones de personalización, como la elección de habitaciones o la inclusión de servicios adicionales, se mejora la satisfacción del cliente y se fomenta la fidelización.
• Simplificación del proceso de reservas: La automatización y centralización de la información que proporciona un motor de reservas, facilita la gestión de las reservas y reduce el tiempo y esfuerzo dedicado a este tipo de tareas administrativas. Esto permite al personal del establecimiento centrarse en ofrecer un servicio de calidad y en mejorar otros aspectos del negocio.

La implementación de un motor de reservas en tu negocio de alojamiento puede marcar la diferencia en términos de rentabilidad, eficiencia y satisfacción del cliente. Al elegir e integrar adecuadamente un motor de reservas en tu página web, estarás dando un paso importante hacia el éxito en el competitivo sector del turismo.

Cómo elegir el motor de reservas adecuado para su tipo de alojamiento

Decantarse por el motor de reservas adecuado para tu tipo de alojamiento es crucial para garantizar una gestión eficiente y rentable de las reservas. Te presentamos algunos factores que debes considerar y preguntas que puedes hacer a los proveedores de motores de reservas para tomar la mejor decisión para tu negocio.

Facilidad de uso

El motor de reservas debe ser fácil de utilizar tanto para los clientes, como para el personal del establecimiento. Asegúrate de que el proceso de reserva sea sencillo y que la plataforma sea intuitiva y accesible.

Personalización

Elige un motor de reservas que te permita personalizar la apariencia y las opciones de reserva para adaptarse a las características y necesidades específicas de tu negocio, como poder configurar los elementos corporativos de tu empresa: colores, logotipo, etc.

Integración con otros sistemas

Verifica que el motor de reservas sea compatible con el PMS y el Channel Manager que utilizas, para asegurar una sincronización y gestión eficiente de las reservas.

Soporte y asistencia

Es importante contar con un proveedor que ofrezca soporte técnico y asesoramiento en caso de problemas o dudas. Ya sea a través de atención telefónica, correo electrónico o con una base de datos de diferentes artículos que te ayuden a gestionar tu motor de reservas por ti mismo.

Precio

Es vital comparar precios y condiciones entre los diferentes proveedores de motores de reservas para encontrar la opción que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto. Al hacer tu investigación, podrías encontrar ofertas especiales que hagan más atractiva tu decisión. Por ejemplo, AvaiBook, que forma parte de idealista, tiene una promoción especial con un descuento de hasta el 25% para usuarios de idealista.

Autora: Sandra Navarro Ortega (Colaboradora de idealista news)